Política de grabación de reuniones
La presente política constituye información específica sobre una actividad concreta de tratamiento y complementa la información general contenida en la Política de privacidad de Azahar Data Insights, que resulta de aplicación con carácter general a todos los tratamientos de datos realizados por la sociedad.
1. Responsable del tratamiento
Azahar Data Insights, S.L., con CIF B22711154 y domicilio en Avenida José Jornet Navarro 1, Esc. 2, 5º I — 03005 Alicante, es la responsable del tratamiento de los datos personales derivados de la grabación de las reuniones por videollamada. Para cualquier consulta relativa a este tratamiento puede dirigirse a dpd@azahardata.com.
La presente política constituye una extensión específica de la política de privacidad general de Azahar Data Insights, disponible en https://azahardata.com/politica-de-privacidad/, a la que se remite para toda cuestión no regulada expresamente en este documento.
2. Finalidad del tratamiento
La grabación y transcripción de las reuniones por videollamada se realiza con las siguientes finalidades:
- Garantizar la precisión en la toma de notas, evitando la pérdida de información relevante tratada durante la reunión.
- Proporcionar transcripciones y resúmenes automatizados que permitan a los participantes centrar su atención en la conversación y no en la toma manual de notas.
- Disponer de un registro fidedigno y compartido de los acuerdos alcanzados entre las partes, consultable en caso de discrepancia sobre el contenido de lo tratado.
- Facilitar el seguimiento y la ejecución de las tareas y compromisos acordados en la reunión.
- Documentar y archivar el contenido de la reunión para referencia futura, asegurando su disponibilidad en caso de ser requerida para fines legales, administrativos o de cumplimiento contractual.
3. Base legal del tratamiento
La base legal principal del tratamiento es el consentimiento del interesado, conforme al artículo 6.1.a) del RGPD. Dicho consentimiento es libre, específico, informado e inequívoco, y puede ser retirado en cualquier momento en los términos descritos en el apartado 10.
Con carácter complementario, y únicamente en lo relativo al levantamiento y conservación del acta de la reunión como documento de seguimiento contractual, resulta de aplicación el interés legítimo del responsable previsto en el artículo 6.1.f) del RGPD.
4. Categorías de datos tratados
Durante la grabación se tratan los siguientes datos personales de los participantes: imagen y voz captadas durante la videollamada, nombre y, en su caso, cargo profesional, así como el contenido de las manifestaciones realizadas por cada participante en el transcurso de la reunión.
No se solicita ni se graba de forma deliberada ninguna categoría especial de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD.
Con el fin de aplicar el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD, Azahar Data Insights puede extraer el audio de las grabaciones de vídeo y eliminar el componente visual antes del vencimiento del plazo general de conservación, cuando dicha extracción resulte suficiente para los fines probatorios y de seguimiento perseguidos.
5. Plazo de conservación
Los datos derivados de la grabación se conservan en función del artefacto concreto y de la finalidad a la que sirve, de conformidad con el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e) del RGPD.
- Grabación de vídeo en bruto: conservación durante un plazo máximo de seis (6) meses desde la celebración de la reunión. Transcurrido dicho plazo, se procede a su eliminación.
- Transcripción textual y extracción de audio: conservación durante la vigencia del proyecto al que se refiere la reunión, más un plazo adicional máximo de seis (6) meses tras el cierre del mismo, con la finalidad de facilitar el seguimiento y la ejecución de los compromisos adquiridos.
- Acta de la reunión y documento de acuerdos alcanzados: conservación durante el plazo aplicable a la relación contractual correspondiente, incluyendo el período de prescripción de acciones derivadas del contrato conforme a la legislación civil y mercantil española, así como los plazos impuestos por la normativa fiscal y contable aplicable.
En ningún caso se conservarán los datos más tiempo del estrictamente necesario para los fines que motivaron su tratamiento. Azahar Data Insights revisa periódicamente sus registros para aplicar las eliminaciones correspondientes.
6. Destinatarios de los datos
Las grabaciones y transcripciones podrán ser tratadas por:
- Personal autorizado de Azahar Data Insights con necesidad legítima de acceso en el marco del proyecto correspondiente (actualmente, las personas que ostentan la condición de Administradores Solidarios de la sociedad).
- Proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento conforme a contratos que cumplen los requisitos del artículo 28 del RGPD, concretamente el proveedor de transcripción automática tl;dv y el proveedor de videoconferencia Google Meet. En el caso de tl;dv, su funcionamiento implica la incorporación a la sala de un asistente virtual identificado como participante adicional, cuya función es capturar audio y vídeo de la reunión para su posterior transcripción automática.
Para consultar las políticas de privacidad de dichos encargados del tratamiento:
- Política de privacidad de tl;dv:https://tldv.io/privacy-policy/
- Política de privacidad de Google:https://policies.google.com/privacy
No se ceden datos a otros terceros salvo obligación legal.
7. Transferencias internacionales de datos
Los proveedores tecnológicos referidos en el apartado anterior pueden realizar transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo, aplicando las garantías previstas en el Capítulo V del RGPD y, de forma principal, las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Para información actualizada sobre la ubicación concreta del almacenamiento y las garantías aplicables en cada caso, puede consultar las políticas de privacidad de los proveedores enlazadas en el apartado 6.
8. Medidas de seguridad
Azahar Data Insights aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo del tratamiento, de conformidad con el artículo 32 del RGPD, con el fin de garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de las grabaciones y transcripciones durante todo su ciclo de vida. Dichas medidas incluyen, entre otras, el cifrado de las comunicaciones en tránsito y el cifrado de los datos almacenados en los sistemas de los encargados del tratamiento, el control de accesos basado en necesidad legítima, y la verificación periódica de los mecanismos de eliminación.
El personal de Azahar Data Insights con acceso a las grabaciones y transcripciones queda sujeto a deber de secreto profesional con respecto al contenido de las reuniones, con carácter indefinido y más allá del cese de su relación con la sociedad.
9. Derechos del interesado
En los términos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD, usted tiene derecho a:
- Acceder a sus datos personales.
- Rectificar datos inexactos o incompletos.
- Solicitar la supresión de las grabaciones cuando ya no sean necesarias para los fines que motivaron su tratamiento.
- Solicitar la limitación del tratamiento.
- Oponerse al tratamiento, incluida la posibilidad de oponerse específicamente a la generación de transcripciones automatizadas mediante inteligencia artificial, manteniendo en su caso el resto del tratamiento conforme al consentimiento otorgado.
- Solicitar la portabilidad de sus datos.
- Presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD,https://www.aepd.es) si considera que sus derechos han sido vulnerados, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio previo de sus derechos ante el responsable.
El ejercicio de estos derechos puede realizarse mediante comunicación escrita dirigida a dpd@azahardata.com, adjuntando copia del documento identificativo que acredite la identidad del solicitante. Puede consultar información adicional y detallada sobre el ejercicio de derechos en la Política de privacidad de Azahar Data Insights.
10. Procedimiento para el consentimiento y su retirada
El consentimiento para la grabación de cada reunión se solicita de forma expresa con carácter previo a su celebración, mediante una primera capa informativa incorporada al correo electrónico de coordinación de la reunión o al canal equivalente por el que se convoque. Dicha primera capa remite a la presente política como segunda capa informativa detallada.
El consentimiento puede manifestarse:
- Mediante respuesta afirmativa y expresa por escrito al correo de coordinación, en cuyo caso dicha respuesta se conserva como evidencia del consentimiento otorgado.
- Mediante manifestación verbal expresa al inicio de la reunión, dejando constancia explícita en el acta correspondiente.
En ausencia de cualquiera de estas dos formas de consentimiento, la reunión se celebrará sin grabación ni transcripción automatizada.
El interesado puede retirar su consentimiento en cualquier momento enviando una solicitud a dpd@azahardata.com. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a dicha retirada.
Una vez recibida la solicitud de retirada, Azahar Data Insights cesará el tratamiento de los datos asociados a la grabación y procederá a su eliminación en un plazo máximo de treinta (30) días. Este plazo se aplica atendiendo al principio de proporcionalidad y a la dimensión de Azahar Data Insights como entidad de reducida dimensión, garantizando en todo caso la eliminación sin dilación indebida.
11. Actualización de la política
Azahar Data Insights se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o a cambios en los proveedores tecnológicos utilizados. Cualquier modificación sustancial se publicará en esta misma página con antelación razonable a su entrada en vigor.
Última actualización: 14 de abril de 2026.