Política de grabación de reuniones

1. Responsable del tratamiento

Azahar Data Insights, S.L., con NIF B22711154 y domicilio en Avenida José Jornet Navarro 1, Bloque A, Escalera 2, planta 5, puerta C — 03005 Alicante, es la responsable del tratamiento de los datos personales derivados de la grabación de reuniones por videollamada.

Para cualquier consulta relativa a este tratamiento puedes escribirnos a info@azahardata.com.

2. Finalidad del tratamiento

Grabamos y transcribimos las reuniones por videollamada, mediante las funciones nativas de grabación y transcripción de Google Meet, con estas finalidades:

• Garantizar la precisión en la toma de notas y evitar la pérdida de información relevante.
• Disponer de transcripciones que permitan a todas las partes centrar su atención en la conversación.
• Conservar un registro fidedigno y compartido de los acuerdos alcanzados, consultable en caso de discrepancia.
• Facilitar el seguimiento y la ejecución de las tareas y compromisos acordados.
• Documentar el contenido de la reunión para referencia futura y para cumplir obligaciones legales, administrativas o contractuales.

Para redactar el acta a partir de la transcripción nos ayudamos de la inteligencia artificial integrada en Notion, la herramienta en la que gestionamos nuestros proyectos. El acta la revisamos, corregimos y aprobamos nosotros manualmente.

3. Base jurídica

La base jurídica principal es tu consentimiento, conforme al artículo 6.1.a) del RGPD. Es libre, específico, informado e inequívoco, y puedes retirarlo en cualquier momento en los términos del apartado 10.

De forma complementaria, y únicamente respecto al levantamiento y conservación del acta como documento de seguimiento contractual, resulta de aplicación el interés legítimo previsto en el artículo 6.1.f) del RGPD.

4. Categorías de datos tratados

Durante la grabación se tratan la imagen y la voz captadas en la videollamada, el nombre y, en su caso, el cargo profesional, así como el contenido de las manifestaciones de cada participante.

No solicitamos ni grabamos de forma deliberada categorías especiales de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD.

Dado que buena parte de nuestros proyectos se desarrollan en el ámbito sanitario, es posible que durante una reunión se mencionen datos relativos a la salud de terceras personas. Nuestra pauta es que estas conversaciones se mantengan siempre en términos agregados o seudonimizados. Si de forma incidental se produjera una mención que permitiera identificar a una persona concreta, se elimina de la transcripción y del acta, y se suprime el fragmento correspondiente de la grabación.

Con el fin de aplicar el principio de minimización del artículo 5.1.c) del RGPD, podemos extraer el audio de las grabaciones de vídeo y eliminar el componente visual antes del vencimiento del plazo general de conservación, cuando esa extracción resulte suficiente para los fines perseguidos.

5. Plazo de conservación

Los datos se conservan en función del artefacto concreto y de la finalidad a la que sirve, conforme al principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e) del RGPD:

• Grabación de vídeo en bruto: un máximo de seis meses desde la celebración de la reunión. Transcurrido ese plazo se elimina.
• Transcripción textual y extracción de audio: durante la vigencia del proyecto al que se refiere la reunión, más un máximo de seis meses tras su cierre.
• Acta y documento de acuerdos: durante el plazo aplicable a la relación contractual, incluyendo el período de prescripción de las acciones derivadas del contrato y los plazos impuestos por la normativa fiscal y contable. Como es el registro de lo acordado entre las partes, se conserva durante ese plazo aunque se supriman la grabación y la transcripción.

En ningún caso conservamos los datos más tiempo del estrictamente necesario. Revisamos periódicamente nuestros registros para aplicar las eliminaciones correspondientes.

6. Destinatarios

Las grabaciones y transcripciones pueden ser tratadas por:

• Personal autorizado de Azahar Data Insights con necesidad legítima de acceso en el marco del proyecto correspondiente. Actualmente, las personas que ostentan la condición de administradoras solidarias de la sociedad.
• Google Ireland Limited, que presta el servicio de videoconferencia Google Meet y actúa como encargado del tratamiento conforme a un contrato que cumple los requisitos del artículo 28 del RGPD. La grabación y la transcripción se realizan con las funciones nativas del propio servicio, sin que se incorpore a la reunión ningún participante ni asistente adicional.
• Notion Labs, Inc., proveedor de la herramienta en la que gestionamos los proyectos y redactamos las actas, incluida su función de inteligencia artificial, que actúa como encargado del tratamiento conforme a un contrato que cumple los requisitos del artículo 28 del RGPD.

Puedes consultar sus políticas de privacidad en policies.google.com y en notion.so.

No cedemos datos a otros terceros salvo obligación legal.

7. Transferencias internacionales

El proveedor de videoconferencia puede realizar transferencias de datos a Estados Unidos, aplicando las garantías previstas en el Capítulo V del RGPD.

La transferencia se ampara en la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y Estados Unidos (Data Privacy Framework), en el que Google LLC figura certificada.

Notion Labs también puede tratar datos en Estados Unidos. Esas transferencias se amparan en la misma decisión de adecuación cuando el proveedor está certificado o, en su defecto, en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Para información actualizada sobre la ubicación del almacenamiento y las garantías aplicables, consulta las políticas enlazadas en el apartado 6.

8. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de las grabaciones y transcripciones durante todo su ciclo de vida. Entre otras: cifrado de las comunicaciones en tránsito y de los datos almacenados en los sistemas de los encargados, control de accesos basado en necesidad legítima y verificación periódica de los mecanismos de eliminación.

Las personas de Azahar Data Insights con acceso a las grabaciones quedan sujetas a deber de secreto profesional sobre el contenido de las reuniones, con carácter indefinido y más allá del cese de su relación con la sociedad.

9. Tus derechos

En los términos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD, tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales.
• Rectificar los datos inexactos o incompletos.
• Solicitar la supresión de tus datos, incluidas las grabaciones y las transcripciones.
• Solicitar la limitación del tratamiento.
• Oponerte al tratamiento que se basa en nuestro interés legítimo (apartado 3).
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento (apartado 10).
• Solicitar la portabilidad de tus datos.
• Presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en
  aepd.es
  .

Puedes ejercerlos escribiendo a info@azahardata.com. No necesitas enviarnos copia de tu documento de identidad: solo te pediremos información adicional para verificar quién eres si existen dudas razonables sobre tu identidad.

10. Consentimiento y retirada

El consentimiento para grabar cada reunión se solicita de forma expresa y previa a su celebración, mediante una primera capa informativa incorporada al correo de coordinación o al canal equivalente por el que se convoque. Esa primera capa remite a esta política como segunda capa informativa detallada.

El consentimiento puede manifestarse:

• Mediante respuesta afirmativa y expresa por escrito al correo de coordinación, que se conserva como evidencia.
• Mediante manifestación verbal expresa al inicio de la reunión, dejando constancia explícita en el acta.

Si no se produce ninguna de las dos, la reunión se celebra sin grabación ni transcripción automatizada.

Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento escribiendo a info@azahardata.com. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento anterior. Una vez recibida la solicitud, cesamos el tratamiento y eliminamos en un plazo máximo de 30 días la grabación y la transcripción. El acta, que redactamos aparte, se conserva durante el plazo del apartado 5.

11. Actualización de esta política

Podemos modificar esta política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, o a cambios en los proveedores tecnológicos utilizados. Cualquier modificación sustancial se publicará en esta misma página con antelación razonable a su entrada en vigor.

Puedes consultar también el aviso legal, la política de privacidad y la política de cookies.

12. Relación con los contratos de encargo del tratamiento

Cuando Azahar Data Insights actúa como encargada del tratamiento por cuenta de una entidad cliente, las condiciones de grabación de reuniones pueden estar reguladas de forma específica en el contrato de encargo correspondiente. En ese caso prevalece lo pactado en dicho contrato sobre lo dispuesto en esta política.

Esta política se actualizó por última vez el 15 de octubre de 2026.